lunes, 12 de mayo de 2008

INVENTARIO

El inventario de mercancías

Las existencias de mercancías se registran en la cuenta de “inventario de mercancía”, con anotación del monto total que arroja el conteo físico de las mercancías en el almacén de la empresa. Tales mercancías vendrán a ser, aquellas que no lograron venderse; de lo cual surgen dos problemas inmediatos, a saber:

Determinación de la cantidad exacta de mercancías
Determinación del precio de esa mercancía en existencia.

En la determinación de la cantidad exacta, han de tomarse en cuenta, en su totalidad, todas aquellas mercancías propiedad de la empresa, tales como:

i) Existencia en los almacenes, perteneciente a la empresa.
ii) Las compras F.O.B. en el puerto de embarque.
iii) Las mercancías enviadas en consignación
iv) Las mercancías de la empresa, en poder de vendedores, corredores, agentes, promotores de ventas, etc.
v) Toda mercancía propiedad de la empresa, este donde este.

Con respecto al segundo problema, de la determinación de los precios de los artículos; hay que considerar la constante posibilidad de la existencia de algunos artículos, provenientes de pedidos diferentes, compraos a precios distintos.
De acuerdo al principio del conservatismo de la contabilidad “no se deben anticipar utilidades, y se deben prever posibles perdidas”. De alli que se opte por adoptar, entre el precio de costo y el que actualmente rija en el mercado, el que resulte menor de los dos.

Se entiende por precio de costo, el que ha sido pagado según factura. En cambio, el precio de mercado, seria el que tienen los artículos actualmente en la plaza, es decir, el precio que habría de pagarse, si se fueran a comprar dichos artículos ahora.

Como quiera que los inventarios constituyen el componente mayor de los activos circulantes de una gran cantidad de empresas, deben tenerse presentes las siguientes consideraciones:

-Por su liquidez menor, cualquier error cometido en su administración tardara mucho tiempo en corregirse.
-Hoy día se ha demostrado que la mejor manera de controlar los inventarios es mediante computadoras, con las cuales se pueden predecir las consecuencias mediante simulaciones.
-La cuantía apropiada del inventario ha de equilibrar los costos y riesgos de mantenimiento del mismo, contra los beneficios de su disponibilidad a tiempo.
-El volumen más económico de las órdenes para proveer inventarios vendrá dado por la formula:

Q= √ 2cv/mp

Donde:
Q = cantidad de unidades del pedido
C= costo total de procesar cada pedido
V= venta o consumo anual en unidades
M= costo anula de manteniendo del inventario, expresado en % del valor promedio de los inventarios.
P=costo unitario pagado al proveedor.

La deducción de esta formula cae en el campo de la las derivadas, ajeno al de esta asignatura.

Un elemento importante, que no contempla esta formula, es la posibilidad de los descuentos en pedidos mayores.

La utilización de esta formula se justifica para aquellos artículos de cierto valor.
Un procedimiento menos riguroso consiste en mantener una reserva y ajustar los pedidos al ritmo del consumo.

En la mayoría de los casos se pierde menos por no poder satisfacer pedidos, debido al agotamiento de los inventarios, que lo que uno perdería por mantener inventarios en demasía y estancados.



Clases de Inventarios

Los inventarios pueden ser de las siguientes clases:

Inventario de productos terminados, similar al inventario de mercancías, lo forman lo productos fabricados por las empresas industriales: mediante la transformación de la materia prima, y que tienen destinados para la venta. Este detalle es muy importante; porque, los muebles que una mueblería tiene destinados para su uso, serán activos fijos; mientras que los que destina para la venta, formaran parte de su inventario de productos terminados.

Inventario de productos en proceso, formado por los productos en proceso de elaboración, sin terminar aun. De allí que lo formaran: una cierta materia prima semielaborada, mano de obra y gastos de fabricación.

Inventario de materia prima, el cual comprende todos aquellos elementos básicos, que la empresa compra para, mediante de la manufactura, obtener los productos terminados.

Inventario de suministros, constituidos por materiales, accesorios y otros elementos necesarios para el funcionamiento de las maquinarias y el proceso de elaboración en si; pero que no figuran en los productos terminados, o no se pueden determinar en ellos con facilidad; como la cola, los clavos y la lija usada en la fabricación de muebles.

Métodos de inventario

Atendiendo a la frecuencia con que se toman, los inventarios pueden ser hechos por dos métodos: inventario continuo e inventario periódico.

Inventario continuo o perpetuo

Es el más idóneo, por mantener un registro constante de las existencias, en base a las entradas, menos las salidas de mercancías. También se le llama inventario perpetuo y es llevado mediante tarjetas, con una distribución columnar para mantener un registro completo de entradas, salidas y existencias; así como fechas, precios, unidades, características, cantidades máximas y mínimas que han de mantenerse siempre en existencia de cada producto.

Constituye un procedimiento para contabilizar el movimiento de mercancías en forma tal, que permite conocerse, en todo momento, las existencias, el costo de la mercancía vendida y la utilidad (o perdida) bruta. Para ello se utilizan las siguientes cuentas: inventario de mercancías, ventas y costo de las ventas.

i) La cuenta de “Inventario de mercancías” es una cuenta de activo circulante, que registra el movimiento de las mercancías al precio de costo. Se le hacen los siguientes cargos:

al comenzar el negocio, el inventario inicial
el monto de las compras
los fletes y demás gastos de compras.
Las devoluciones en ventas, al precio de costo.

Igualmente se le harán los siguientes abonos, también al precio de costo:
el monto de cada venta
las devoluciones en compras
las rebajas sobre compras

Esta cuenta tendrá siempre un saldo deudor, el cual indicara el monto de las mercancías que quedan en existencia, o sea el inventario final de mercancías.

ii) la cuenta de ventas registra la venta de mercancías únicamente al precio de venta. Se le hacen los siguientes cargos:
las rebajas en ventas
las devoluciones en ventas

Así también se le abonara el monto de cada venta, al precio de venta. Su saldo acreedor indicara el total de las ventas netas, efectuadas en el periodo. Al momento del cierre se le traspasara el saldo de la cuenta del costo de las ventas, pasando entonces a ser una cuenta de resultados, en cuyo caso su saldo, si es acreedor, representará la utilidad bruta, y si fuere deudor indicara la perdida bruta en ventas.

iii) La cuenta de costo de las ventas registrara precisamente el costo de las mercancías que se han vendido, a su precio de costo. Se le cargara el importe de cada venta y se le abonara el importe de las devoluciones en ventas, siempre al precio de costo.

Su saldo deudor indicara el costo del total de la mercancía que se ha vendido durante el periodo.

NOTA: como dato curioso debe notarse que en este método, tanto las ventas, como las devoluciones en ventas, se registraran doblemente: al precio de costo, en la cuenta del costo de las ventas, y la precio de venta, en la cuneta de ventas. Esto hace necesario que, por cada venta y por cada devolución en ventas e hagan dos asientos de diario: uno al precio de costo y otro al precio de venta. Esto se hace así con el propósito de controlar separadamente las existencias de mercancías, al costo de las mercancías que se van vendiendo y el total de las ventas netas netas.


Inventario Periódico, Físico o Intermitente
Es un inventario extra-contable, que consiste en el conteo físico de las mercancías y la y la asignación de sus respectivos valores, al final de cada ejercicio económico. Este método se utiliza, aun en el caso de que se emplee el anterior; con el fin de verificarlo. En tal caso, no hará falta tomarlo al final del ejercicio; sino en cualquier momento, e incluso puede practicarse por etapas; siempre y cuando puedan separarse las diferentes clases de mercancías. Modernamente, el inventario periódico suele tomarse por muestreo; lo cual significa una gran economía de esfuerzo, tiempo y dinero para la empresa.

En la toma del inventario periódico, se han de distinguir dos etapas: preparación y realización. La preparación ha de comprender todo aquel trabajo preliminar de planificación de la labor, ordenamiento de las mercancías, entrenamiento del personal y escogencia de los formularios por emplear. La realización comprende el conteo de los artículos, su registro en las hojas de inventario, previamente elaboradas, con todos sus datos, y luego la valoración de cada articulo.

En la toma del inventario periódico, por lo regular, se usan unas tarjetas numeradas con indicaciones de los artículos, su clase y donde se encuentran. Estas tarjetas suelen constar de 2 y a veces, de 3 secciones: se anotan las existencias y se despega una parte, para llevarla al libro y la otra parte se deja en la mercancía respectiva, como constancia de haber sido ya tomando en el inventario. La tercera sección se usa cuando otra persona viene después efectuando una revisión del inventario.

Métodos de valuación de inventario

Los métodos de inventario permiten conocer el volumen de mercancías en existencia en un momento dado y sea cual fuere el tipo de empresa, la valuación de esa cuantía de mercancías reviste una gran significación; debido a que según el precio que se le asigne a cada renglón, así será el monto del inventario, en términos monetarios; afectándose el costo de las ventas, y por lo tanto, la utilidad o la pérdida neta, ya bien o en mal.

En efecto, si el inventario final se valora a un precio inferior del que realmente tiene, la utilidad neta disminuirá, al aumentar el costo de las ventas. Son muchos los métodos de valuación de inventarios, entre los cuales podemos citar los siguientes:

Costo o mercado, el mas bajo
Lo primero en entrar, primero en salir (PEPS)
Lo ultimo en entrar, primero en salir (UEPS)
Promedio aritmético
Promedio móvil
Promedio armónico ponderado
Costo básico
Precio de venta
Utilidad bruta.

Método de costo o mercado, el mas bajo.

Significa que las mercancías se valoraran de acuerdo con el precio inferior, de entre los dos mencionados. De esta forma se cumple con el principio contabilísticos de “no anticipar beneficios y prever eventuales perdidas”. Por ejemplo:



Método PEPS

Este método de valuación de los inventarios supone que las existencias están formadas por las últimas compras; ya que lo primero que se compro fue lo primero que se vendió.

Ofrece la ventaja de ajustarse más a la realidad, en cuanto a las tendencias de los precios; puesto que se adapta mas a la situación actual del mercado, al emplear una valoración basada en los costos mas recientes.

En el inventario continuo, empleando este método de valoración, se les da entrada a las compras a su precio de costo; y las salidas se registran, procurando agotar primero las primeras compras, a sus respectivos precios de costo.

Método UEPS

Es un procedimiento similar al anterior, pero supone que lo último que se compra es lo primero en venderse. De allí que, en los cómputos, se trata de agotar primero las ultimas compras para satisfacer las ventas. Ofrece la ventaja de que, cuando hay tendencia al alza de los precios, el inventario tiende a mantener su valor estable.

Método del promedio aritmético

Consiste en tomar la media aritmética de los precios unitarios del costo de los artículos. Por ejemplo: si hemos comprado un mismo artículo, a los precios unitarios de bs. 2,00 , 2.50, y 3,00, el precio de costo promedio unitario seria:

Promedio aritmético= 2.00+ 2.50+3.00 / 3 = 2.50.

Luego se multiplican las unidades en existencia, por este precio promedio.

Método del costo promedio móvil

Consiste en fijar el precio de las existencias, de acuerdo con las variaciones producidas por las entradas y salidas; o sean: las compras y las ventas, con las cuáles se van obteniendo promedios sucesivos, al dividir cada saldo entre su importe así:




Nótese que, después de cada compra, o de cada venta, se obtiene el saldo en unidades y en bolívares; para luego hallar el promedio móvil, dividiendo el importe entre las unidades remanentes. El precio promedio móvil no varia hasta tanto no se produzca una nueva compra a precio diferente al anterior.

Método del promedio armónico ponderado

Se obtiene, ponderando los precios unitarios con el número de unidades de producto compradas. Es decir, que en cada ocasión se totalizan los importes de las compras para dividirlos entre el total de las unidades compradas.

Veamos tal situación, ilustrada con el siguiente cuadro:


Para luego dividir los importes totales, entre el total de las unidades, es decir: el costo total de las existencias, entre el total de las unidades inventariadas:

Promedio (H) Armónico ponderado = 1600/600= 2.666…

Por este precio promedio se multiplican las unidades en existencia para obtener el valor del inventario final.

Método del costo básico

Se fundamenta en que nunca el costo de todas las mercancías en existencia se recupera exactamente por medio de las ventas, debido a que, algunas no se venden, otras se deterioran o pasan de moda y de venderse, será por debajo de su precio de costo. Hechas estas consideraciones, valorar el inventario al precio de costo seria un engaño que se hace la empresa. Habrá entonces que considerar aquellos costos no recuperables y valorar los inventarios, de acuerdo a la parte del costo posible de ser recuperado.

El inventario continúo al precio de venta

El inventario continuo es la manera ideal de llevar las existencias y sus respectivos valores, pero resulta costoso y, algunas veces, es prácticamente imposible, por tratarse de empresas que manejan enormes volúmenes de artículos diversos, menudos y de escaso valor; tal es el caso de los abastos, ferretería y tiendas por departamentos. En tales casos, e muy recomendable recurrir a la valoración de los inventarios al precio de venta; relegando a un segundo lugar las unidades de los artículos. Al efecto, es indispensable adoptar un % fijo de ganancia bruta en ventas, perfectamente bien determinado, el cual debe ser mantenido a toda costa.

A los precios de costo se les sumaran estaos % y así se obtendrá el inventario al precio de venta. Los % han de ser fijos, aunque pueden variar de un departamento a otro, o de una clase de mercancía a otra.

El inventario físico se practicara, basándose en los precios de venta marcados en los artículos; y si se conoce el % recargado, bastara efectuar la resta correspondiente, para saber el costo.

CONCILIACION BANCARIA

La conciliación bancaria

Sabemos que la cuenta corriente bancaria implica una constante entrada y salida de dinero, por concepto de:

Depósitos efectuados por la empresa
Cheques emitidos por la empresa
Abonos hechos por:

1. Intereses ganados por la empresa.
2. Cobros hechos por el banco a nombre de la empresa.
3. Cargos hechos por el banco por:

-intereses ganados por el banco
-comisiones del banco

4. Reintegros.
5. Rectificaciones.

Al final de cada mes, el banco suele enviar a cada uno de sus cuentacorrentistas, un estado de cuenta, en el cual le especifica todo el movimiento registrado en su cuenta, mas los saldos inicial y final del mes.

Este saldo final, casi nunca coincide con el saldo que muestran los libros de contabilidad de la empresa-cliente, por simple cuestión de fechas. En efecto, hay operaciones registradas en los libros de la empresa, sin que todavía hayan sido registradas en los del banco, y viceversa, tal cual pasamos a ver.


Causas principales de las discrepancias

Cheques emitidos por la empresa y no presentados al cobro por sus tenedores aun. Se les suele llamar cheques pendientes.
Depósitos efectuados por la empresa, a última hora; los cuales aparecerán en el estado de cuenta del mes siguiente.
Cheques depositados por la empresa, devueltos luego por el banco, por no tener fondos o por cualquier otra nulidad.
Comisiones y otros cargos efectuados por el banco; de los cuales no tenía noticia la empresa.
Abonos hechos por el banco, sin saberlo aun la empresa.
Cheques fantasmas o sean cheques de otra empresa, cargados a esta por error.
Errores u omisiones.

Las diferencias originadas por estas discrepancias suelen ser, en algunos casos, bastante grandes; pero la entera confianza y buenas relaciones entre el banco y sus clientes, permiten una justa solución del problema; a lo cual ayuda la conciliación bancaria.

La conciliación bancaria puede definirse como un proceso de análisis y de investigación, tendiente a aclarar los motivos por los cuales el saldo que muestra el estado de cuenta mensual, enviado por el banco a la empresa; no coincide con el saldo que la cuenta del banco muestra en los libros de la empresa; y lo que es mas importante, permite conocer cual es el saldo correcto y exacto que ha de tener dicha cuenta, en los registros del banco y en los de la empresa.

Ajustes que origina la conciliación bancaria

Efectuada la conciliación de la cuenta del banco, procede luego hacer los ajustes necesarios en los libros de la empresa, para que la cuenta del mayor muestre, efectivamente, el saldo correcto encontrado.

Lo mejor es efectuar dos asientos de ajustes en el libro diario, uno para los ajustes por cargos y otro para los abonos.


Explicaciones

3. El cheque de bs. 600 devuelto por el banco, se lo cargamos a cuentas por cobrar: fulano (con el nombre del cliente), para abrirle de nuevo la cuenta que nos cancelo con cheque que resulto nulo, falso o sin fondos. Se lo abonamos al banco, porque al momento de enviárselo a depositar en nuestra cuenta corriente, se lo habíamos cargado. Se trata de un asiento de reversión.


4. Los cheques pendientes solo faltan de anotar en los libros del banco, ya que al momento de emitirlos la empresa los registro en sus libros.

5. Nuestro cheque 123, que era de bs.100 nos lo cargo el banco erróneamente por bs. 1.000 es decir, que nos cargo 900 de mas. Como tal error fue cometido en los libros del banco, es en ellos donde procede efectuarse la correecion indicada.

6. En el caso del cheque 321, el banco nos lo cargo equivocadamente en bs. 27 de menos. Es en los libros del banco donde hay que hacer la corrección, cargando esos 27 como se indican.

7y 9. Estas partidas corresponden a abonos que había hecho el banco y que la empresa no tenia noticias de ellas; por eso es en los libros de la empresa donde faltaba registraba registrarlos.

8. Esta partida corresponde a un cargo que nos había hecho el banco y de la cual no sabíamos, es decir, que faltaba registrarla en los libros de la empresa.

Como puede verse, la conciliación bancaria no es otra cosa que una serie de rectificaciones y actualización de datos, para llevar los registros de la empresa y del banco, a expresar la realidad del movimiento de la cuenta corriente, hasta una misma fecha.
La conciliación bancaria del primer mes resulta relativamente fácil. En los meses subsiguientes surgen las complicaciones de las partidas de meses anteriores. Hay que tener sumo cuidado de puntear primero aquellas partidas que quedaron pendientes de otros meses; pero que ya fueron ajustadas en nuestros libros; o al menos, tomadas en cuenta en conciliaciones precedentes

CONCILIACION BANCARIA

La conciliación bancaria

Sabemos que la cuenta corriente bancaria implica una constante entrada y salida de dinero, por concepto de:

Depósitos efectuados por la empresa
Cheques emitidos por la empresa
Abonos hechos por:

1. Intereses ganados por la empresa.
2. Cobros hechos por el banco a nombre de la empresa.
3. Cargos hechos por el banco por:

-intereses ganados por el banco
-comisiones del banco

4. Reintegros.
5. Rectificaciones.

Al final de cada mes, el banco suele enviar a cada uno de sus cuentacorrentistas, un estado de cuenta, en el cual le especifica todo el movimiento registrado en su cuenta, mas los saldos inicial y final del mes.

Este saldo final, casi nunca coincide con el saldo que muestran los libros de contabilidad de la empresa-cliente, por simple cuestión de fechas. En efecto, hay operaciones registradas en los libros de la empresa, sin que todavía hayan sido registradas en los del banco, y viceversa, tal cual pasamos a ver.


Causas principales de las discrepancias

Cheques emitidos por la empresa y no presentados al cobro por sus tenedores aun. Se les suele llamar cheques pendientes.
Depósitos efectuados por la empresa, a última hora; los cuales aparecerán en el estado de cuenta del mes siguiente.
Cheques depositados por la empresa, devueltos luego por el banco, por no tener fondos o por cualquier otra nulidad.
Comisiones y otros cargos efectuados por el banco; de los cuales no tenía noticia la empresa.
Abonos hechos por el banco, sin saberlo aun la empresa.
Cheques fantasmas o sean cheques de otra empresa, cargados a esta por error.
Errores u omisiones.

Las diferencias originadas por estas discrepancias suelen ser, en algunos casos, bastante grandes; pero la entera confianza y buenas relaciones entre el banco y sus clientes, permiten una justa solución del problema; a lo cual ayuda la conciliación bancaria.

La conciliación bancaria puede definirse como un proceso de análisis y de investigación, tendiente a aclarar los motivos por los cuales el saldo que muestra el estado de cuenta mensual, enviado por el banco a la empresa; no coincide con el saldo que la cuenta del banco muestra en los libros de la empresa; y lo que es mas importante, permite conocer cual es el saldo correcto y exacto que ha de tener dicha cuenta, en los registros del banco y en los de la empresa.

Ajustes que origina la conciliación bancaria

Efectuada la conciliación de la cuenta del banco, procede luego hacer los ajustes necesarios en los libros de la empresa, para que la cuenta del mayor muestre, efectivamente, el saldo correcto encontrado.

Lo mejor es efectuar dos asientos de ajustes en el libro diario, uno para los ajustes por cargos y otro para los abonos.


Explicaciones

3. El cheque de bs. 600 devuelto por el banco, se lo cargamos a cuentas por cobrar: fulano (con el nombre del cliente), para abrirle de nuevo la cuenta que nos cancelo con cheque que resulto nulo, falso o sin fondos. Se lo abonamos al banco, porque al momento de enviárselo a depositar en nuestra cuenta corriente, se lo habíamos cargado. Se trata de un asiento de reversión.


4. Los cheques pendientes solo faltan de anotar en los libros del banco, ya que al momento de emitirlos la empresa los registro en sus libros.

5. Nuestro cheque 123, que era de bs.100 nos lo cargo el banco erróneamente por bs. 1.000 es decir, que nos cargo 900 de mas. Como tal error fue cometido en los libros del banco, es en ellos donde procede efectuarse la correecion indicada.

6. En el caso del cheque 321, el banco nos lo cargo equivocadamente en bs. 27 de menos. Es en los libros del banco donde hay que hacer la corrección, cargando esos 27 como se indican.

7y 9. Estas partidas corresponden a abonos que había hecho el banco y que la empresa no tenia noticias de ellas; por eso es en los libros de la empresa donde faltaba registraba registrarlos.

8. Esta partida corresponde a un cargo que nos había hecho el banco y de la cual no sabíamos, es decir, que faltaba registrarla en los libros de la empresa.

Como puede verse, la conciliación bancaria no es otra cosa que una serie de rectificaciones y actualización de datos, para llevar los registros de la empresa y del banco, a expresar la realidad del movimiento de la cuenta corriente, hasta una misma fecha.
La conciliación bancaria del primer mes resulta relativamente fácil. En los meses subsiguientes surgen las complicaciones de las partidas de meses anteriores. Hay que tener sumo cuidado de puntear primero aquellas partidas que quedaron pendientes de otros meses; pero que ya fueron ajustadas en nuestros libros; o al menos, tomadas en cuenta en conciliaciones precedentes

CAJA CHICA

La cuenta de caja chica o caja menor
Para los pagos menudos, a fin de no hacer cheques por cantidades irrisorias, se suele crear la caja chica, con un fondo fijo de unos 100, 500, 1.000, o 2.000 bolívares, según la empresa y sus requerimientos.

La cuenta de caja chica no se movilizara, sino al momento de ser creado el fondo fijo o cuando se decida aumentar o disminuir su cuantía o al momento de decidirse su eliminación.

Se creara con un cargo a la cuenta de caja chica y con un abono a banco y nunca mas se movilizara dicha cuenta, con las excepciones indicadas.

Con el fondo de la caja chica se van cancelando los pagos menudos y se conservan los correspondientes comprobantes numerados. Cuando el fondo tienda a agotarse, cada fin de mes o al cierre de libros, se repondrá con un cheque; el cual se cargara no ala cuenta de caja chica sino a cada una de las cuentas que dieron origen a los desembolsos de caja chica, de acuerdo a los respectivos comprobantes citados.

El cheque de reposición del fondo de caja chica suele hacerse a nombre de la persona encargada de manejarla; quien solo podrá efectuar los pagos previamente autorizados. El custodio de la caja chica nunca ha de recibir dinero y, en caso de recibirlo ha de depositarlo integro en la cuenta bancario de la empresa.

HOJA DE TRABAJO CONTABLE

La hoja de trabajo u hoja-resumen

Es un borrador de trabajo utilizado por el contador, para dar sobre seguro y con análisis previo, los pasos preliminares para el cierre de los libros. Mediante este borrador se logra un bosquejo anticipado de los asientos de ajuste, del cálculo del costo de las ventas, del “estado de pérdidas y ganancias” y del “balance general”.

Se suele preparar en una hoja de análisis de 12 columnas mas la columna de detalles, en las cuales se recogerán los siguientes conceptos:

Las columnas de la hoja de trabajo

Columnas Contenido
1 Nombre de las cuentas (es la columna amplia de los detalles)
2 y 3 Balance de comprobación, con debe y haber
4 y 5 Asientos de ajuste, con debe y haber, para cargos y abonos
6 y 7 Balance ajustado, con debe y haber
8 y 9 Costo de las ventas, con debe y haber
10 y 11 Perdidas y ganancias, con egresos (debe) e ingresos (haber).
12 y 13 Balance general, con una columna para activos y la otra parte
para activos y capital.

Como todo informe de contabilidad, la hoja de trabajo debe comenzar con un encabezamiento que indique: nombre de la empresa, nombre del informe y fecha (o periodo) a que se refiere.

En la columna (1) se anotaran los nombres de las cuentas, en le mismo orden que aparezcan en el libro mayor general.

En las columnas (2) y (3) se escribirán los saldos de las cuentas, tomados también del libro mayor principal.

Al terminar de copiar las cuentas y sus saldos, se suman separadamente las columnas (2) y (3), debiendo obtenerse resultados iguales, como “Balance de Comprobación”.

Luego se procede a redactar los asientos de ajuste, basados en las informaciones obtenidas para los mismos. Una vez diseñado cada asiento de ajuste, se verificara sin las cuentas involucradas aparecen ya abiertas, para solamente abrir las que no existan. En la columna (4) se anotaran los cargos y en la (5) los abonos de dichos ajustes, precedidos de referencias cruzadas, que bien pueden ser letras o números correlativos.

Al terminarse de elaborar todos los ajustes, se sumarán las columnas (4) y (5), individualmente. Estas dos sumas deben totalizar iguales, como prueba de que en los asientos de ajuste se ha cumplido, con la ecuación fundamental del equilibrio de la contabilidad.

Luego se pasara a sumar algebraicamente el saldo de cada cuenta, con la partida de ajuste que pueda tener, para así preparar el “balance ajustado”. Dicho de otro modo: si alguna cuenta tiene saldo deudor en el balance de comprobación y un cargo en las columnas del ajuste, a su saldo se le sumara el referido ajuste. Igual ocurre si el saldo de la cuenta es acreedor y el ajuste es un abono.

En cambio, cuando el saldo de las cuentas es deudor y su ajuste es un abono, se restara la partida menor de la mayor, y la diferencia se colocara en la columna del balnce4 ajustado, que tenga la misma denominación de la columna donde se encuentra el minuendo de la resta. Igual proceder tiene lugar cuando el saldo de la cuenta sea acreedor y su ajuste un cargo.